المطلب الثاني: أهداف وظيفة التخزين:
إن الهدف الرئيسي الذي تقوم به وظيفة التخزين هو تقديم الخدمات للوظائف الأخرى ( إنتاجية وتسويقية ) بمعنى التأمين بالإمداد المستمر للمستلزمات السلعية والمواد الأولية لعملية التشغيل وهذا في الزمن المحدد بالكمية والنوعية المطلوبة ، وذلك من أجل إمداد السوق بالمنتجات التامة والمصنعة من طرف المؤسسة بما يعني تعهداتها ويحافظ على سمعتها ، وسنذكر بعض الأهداف وهي :
• تساعد على تحقيق التوازن في تدفق المواد الأولية والأجزاء والمعدات والمهمات الضرورية لمقابلة الإحتياجات التشغيلية .
• تقوم بتزويد قطاع الإنتاج بالمواد اللازمة ( طلبيات ) ، وكذا مستلزمات الصيانة وقطع الغيار و اللوازم الضرورية للمحافظة على الطاقة الإنتاجية وضمان إستمرارية العمليات الإنتاجية .
• تقوم بإستقبال وإصدار السلع الجاهزة حسب الطلب فتستقبلها من الأقسام الإنتاجية بعد تصنيعها وتصديرها إلى العملاء وفقا لطلباتهم .
• ضمان تدفق المنتجات إلى مراكز البيع بمايلي الإحتياجات المطلوبة والمحافظة على سمعتها في السوق .
• تقديم خدمات مخزنية للغير لقاء أجر معين ، كتخزين المواد للغير .
• تقوم بتخزين وإستلام النفايات .
المطلب الثالث : العوامل المحددة لمستوى المخزون (1)
يعتبر التحكم في الحجم الأمثل للمخزون هدف رئيسي لمسير المخزون بإعتبار أن الحجم مرتبط بالتكاليف والأضرار التي قد تلحق به ، فإن كل مسير يسعى إلى التحكم في ذلك بواسطة طرق علمية إلاّ أنه يستند في عمله على عوامل أخرى والتي يمكن تقسيمها إلى :
(1) - بوجليد عثمان مذكرة لنيل شهادة ليسانس ( تسيير المخزونات حالة سوكوتيد ) ملحقة خروبة دفعة 2001 ص 14
الفرع الأول : العوامل التسويقية
وهي عوامل مرتبطة بحجم المبيعات وظروف السوق وهيكل التوزيع وغيره من الأمور التي تتحكم في مستوى المخزون .
× حجم الطلب ومعدل دورانه ومعدل تكراره :
يتم تحديد الطلب المتوقع من المبيعات والفترات الزمنية التي تطلب فيها السلع ومعدلات دورانها ومعدلات تكرارها ، حيث يحدد حجم الطلب ومعدل دورانه ومعدل تكراره والحجم الذي يتم به الإنجاز ، وبالتالي تحديد المستوى الذي تحتفظ به المؤسسة لتوفير الخدمة عند المستوى الملائم وهذا يتطلب توفير عناصر المداخلات الكافية لتحقيق هذا المستوى بالكيفية المطلوبة .
× درجة التأكد من الطلب ومدى التشابه في مكوناته :
يقصد بها درجة الدقة في دراسة السوق وتقدير حجم المبيعات ، وإذا كانت المبيعات خاضعة لظروف عدم التأكد فيمكن للمؤسسة توقع التغيرات المحتملة وإلى أي مدى يمكن مواجهتها .
× مدى التأخر المسموح به عند إعداد الطلب :
بما أن قسم الإنتاج ينتج وفق أوامر الإنتاج ثم يسلم المنتوج إلى المخازن في هذه الفترة أي بين إستلام الأمر الإنتاجي وتسليم المنتوج تقابلها فترة الإنتظار لإستلام العميل طلباته حيث هذه الفترة تكون خاضعة لتغيير حسب الظروف المحيطة بالعملية الإنتاجية ، إذن عند تحديد مستوى المخزون مهما كان نوعه يجب ربطه بمدى التأخر المسموح به عند إعداد الطلب .
× هيكل التوزيع :
لهيكل التوزيع أثر في مستوى التخزين حيث قد تكون المؤسسة تتعامل مع المستهلك مباشرة أو عن طريق وسطاء ، فإما أن يكون التعامل بالتجزئة أو بالجملة أو معا ، وبالتالي لهيكل التوزيع أثر في مستوى المخزون ، فمثلا إذا كان تعامل المؤسسة مع المستهلك بالتجزئة فيكون مستوى مخزونها أكبر من نظيرتها التي تتعامل بالجملة وأقل من نظيرتها التي تتعامل بالجملة والتجزئة معاً .
الفرع الثاني : العوامل الإنتاجية
هي عوامل مرتبطة بالعملية الإنتاجية ومن هذه العوامل :
• 1/ نظم الإنتاج : وهي:
الإنتاج المستمر أوالإنتاج للسوق: هو إنتاج نمطي ينتج بأحجام كبيرة وبالتالي يمكن تخزين المدخلات والمخرجات بكميات كبيرة ومرتفعة .
إنتاج غير مستمر : وهو إنتاج للطلب حتى ولو كان دفعات متكررة للطلب وهو يتم حسب مواصفات العملاء لهذا لا يمكن تخزينه بمستويات مرتفعة ، فإذا كانت مدخلات نمطية فيمكن تخزينها بمستويات غير مرتفعة .
• 2/عدد المراحل الصناعية: يوجد لكل مرحلة صناعية مخازن ، فكلما زاد عدد المراحل الصناعية، كلما ارتفع مستوى المخزون من المخرجات و إنخفض بالنسبة للمدخلات ، لأن الوقت المعياري للإنتاج يطول.
• 3/ الزمن المعياري المستخدم للعمليات في كل مرحلة : كلما زاد الزمن المعياري المستخدم للعمليات في كل مرحلة كلما زاد الزمن المعياري للإنتاج مما يتطلب مستوى مخزون اكبر من المخرجات ومستوى مخزون اقل من المدخلات .
4 درجة تخصص المنتج في المراحل الصناعية :نقصد بدرجة التخصص هي تحديد مجالات استخدام المنتج في المراحل المختلفة فإذا كان متعدد الاستخدام ، في نهاية مرحلة من المراحل يكون مستوى المخزون مرتفع و إلا فالعكس .
5 مرونة الإنتاج : نقصد بمرونة الإنتاج السرعة التي يمكن بها تعديل معدات الإنتاج لكي تتلاءم مع الظروف المحيطة فكلما كان الإنتاج مرنا كلما كان مستوى المخزون مرتفع.
6 مرونة المخزون : من الصعب جدا تحديد احتياجات المخزون بدقة و بالتالي تواجه المؤسسة الإنتاجية مشاكل في الإنتاج بسبب نفاذ المخزون ، و لمواجهة هذا النفاذ يتوجب الاحتفاظ بكمية من مخزون الأمان ، حيث يتناسب مستواه عكسيا مع الدقة في التنبؤ .
المطلب الرابع : مسؤوليات وظيفة التخزين
يقصد بمسؤوليات وظيفة التخزين الأنشطة التي تؤديها هذه الوظيفة وما يحققه كل نشاط منها من أهداف(1).
1/ توفير النفقات : تأخذ هذه المهمة مكان الصدارة في مجمل مسؤوليات وظيفة التخزين وخاصة إذا كان حجم الاستثمار في مجال التخزين كبيراً ، و يكون مصدر الوفرات من خلال :
- الاحتفاظ بأقل ما يمكن من المواد في المخازن ، و عدم تجميد راس المال .
- ضمان استمرار الإنتاج ، و ضمان تدفق المواد.
- الحفاظ على المخزون من التلف ، أو الفقدان .
- التخزين الجيد و الاستخدام الكفأ للمساحات المخزنية.
2/ استلام المواد : تعد مسؤوليات الاستلام بداية العمليات المخزنية ، فهي تستلم كافة المواد من السلع و آلات و معدات و مواد أولية ، انتظاراً لإرسالها لموقع الإنتاج بالنسبة للمواد الأولية و الألات ، أو توجيهها للزبائن كبضائع جاهزة .
3/ الفحص و التفتيش : تتعلق هذه المسؤولية بضمان جودة المواد و التحقق من وفاء المورد بالتزاماته و تؤدي هذه المهمة داخل المخازن سواء عند الاستلام أو قبل إرسال المواد لعملية الانتاج للتأكد من عدم تلفها .
4/ توصيف المخزون : تقوم وظيفة التخزين بإعداد دليل يضم توصيفا كاملا للأصناف المختلفة من المواد المخزنية ، و تحديد مواقعها ، و بيان مواصفاتها التفصيلية لتسهيل عملية الاستدلال عليها .
1*علي الشرقاوي / كتاب المشتريات و إدارة المواد و المخازن * جامعة بيروت العربية 1994ص 228
5/صرف المخزون : و تتم هذه العملية عند استلام وظيفة التخزين لطلبات رسمية من أقسام وظائف المؤسسة المختلفة التي هي بحاجة لمواد مختلفة من اجل القيام بأعمالها ، و الذي يكون إما داخل المخازن أو لن تقوم وظيفة التخزين بإيصال الطلبية إلى الجهة الطالبة .
6/ المحافظة على المخزون :و ذلك بتوفير الظروف المخزنية الملائمة و حماية المخزون من أخطار التلف و السرقة و إضافة إلى حمايته من المؤشرات الطبيعية المختلفة .
7/ مسك السجلات : و نعني بالسجلات مجموعة المستندات و البيانات و الملفات ذات العلاقة بالمواد المخزنية لمعرفة حركة المواد ، أي الكميات الواردة و الطلبات المنفذة ، و أرصدة كل مادة مما يساعد وظيفة التخزين على القيام بعملها بشكل مناسب .
8/جرد المواد : و نعني به الجرد الفعلي للمواد و مقارنة الأرصدة الفعلية بالأرصدة الدفترية.
9/ الرقابة على المخزون : و تعتبر المهمة التقليدية لوظيفة التخزين ، و نعني بها الرقابة على أرصدة المخزون و مدى انسجامها مع حاجات الاستهلاك ، و محاولة تقليله لتحقيق الاستثمار الأمثل للموارد المالية و بطريقة اقتصادية .
كما تتضمن الرقابة على المخزون مراقبة كيفية صدور أوامر الشراء و أوقات إصدارها لضمان وصول المواد في أوقاتها المحددة لضمان عدم توقف الإنتاج .